Manual de procedimientos para
codificación y registro de propiedad, planta y equipo de las empresas del
sector agrícola en el Ecuador[1]
Manual of procedures for the coding and registration of property, plant and
equipment of companies in the agricultural sector in Ecuador
Mg. Ximena Leticia García Zambrano[2], Daniela Valeria Cedeño Yánez[3]
RECIBIDO – NOVIMEBRE
2018 – ACEPTADO DICIEMBRE 2018 – FEBRERO 2019
Resumen
Durante los últimos cinco años se han realizado varios estudios, en los
que dieron a conocer que varias empresas del sector agrícola no contaban con un
manual que especifique cómo se debía llevar el control de los activos
considerados como propiedad, planta y equipo, por lo que dichas empresas
experimentaron ineficiencia en el manejo de los bienes, desconociendo la
ubicación exacta de cada uno y generando costos innecesarios debido al
descontrol de los mismos.
Palabras clave: Propiedad, planta y equipo,
procedimientos, sector agrícola, control.
Abstract
During the last five years
there have realized several studies, in wich they
announced that several companies of the agricultural sector were not relying on
a manual that it should specifi how it had to him to
take the control of the assets considered as property, plant and equipment, for
what the above mentioned companies experienced inefficincy in the managing of the godos,
not knowing the exact location of each one and generating unnecessary costs due
to the descontrol of the same ones
key words
Property, plant and
equipment, procedures, agricultural
sector, control.
1. Introducción
Para tener una noción
más clara acerca de la investigación es necesario tener en cuenta varias
definiciones que permitirán un mayor entendimiento del trabajo realizado y a la
vez será necesario para abordar con profundiad el tema a tratar en el presente
estudio.
Según Montes,
Montilla, y Mejía (2014), un manual de procedimientos permite la
estandarización del conocimiento de la operación de la organización y un
lenguaje común alrededor de ella, convirtiéndose en un instrumento guía de la
acción individual y colectiva de la entidad, fomentando el autocontrol y la
autorregulación. (p. 134)
De acuerdo a la definición expuesta
anteriormente, un manual de procedimientos consiste en un documento utilizado
dentro de muchas empresas, el mismo que sirve como guía en las labores
cotidianas, puesto que dentro de la extensión de este documento se expresan las
instrucciones de las actividades, juntamente con las responsabilidades de los
empleados para poder dar cumplimento a las tareas asignadas.
Por tanto, toda empresa debe poseer un
manual que explique de manera resumida y concisa los procesos que se deben
seguir para el cumplimiento de todas sus actividades empresariales, es por ello
que la importancia de estos manuales radica en que sirven como técnica de
control de las entidades, ya que estos contienen políticas o normas de cómo se
deben llevar a cabo las actividades y de esta manera ayudar a que las empresas
puedan seguir mejorando sus procesos.
Según Franklin
(2014), un manual de procedimientos debe contener lo siguiente:
·
Logotipo
de la organización.
·
Nombre
de la organización.
·
Denominación
y extensión del manual (general o específico).
·
Lugar y
fecha de elaboración.
·
Numeración
de páginas.
·
Sustitución
de páginas (actualización de información).
·
Unidades
responsables de su elaboración, revisión y/o autorización. (pp. 202-203)
Asimismo, “propiedad, planta y equipo
está constituido por las cuentas que registran los bienes que posee una
empresa, todo ello con la intención de utilizarlos permanentemente para el
desarrollo y cumplimiento de sus actividades, puede ser esto para la producción
de bienes y/o servicios; siempre y cuando estos activos no se destinen a ser
vendidos y que los mismos excedan de un año de su vida útil”.
La propiedad, planta y equipo o
antiguamente conocido como activos fijos, son los bienes con los que cuenta una
empresa y que son destinados al uso en la producción de la misma, de tal manera
que los activos de propiedad, planta y equipo más conocidos son los terrenos,
maquinaria y equipo, muebles y enseres, equipos de computación y vehículos.
Según Warren,
Reeve, y Duchac (2012), la propiedad, planta y equipo tiene las
siguientes características:
·
Existen
físicamente y, por lo tanto, son activos tangibles.
·
Pertenecen
a la empresa, la cual los utiliza en sus operaciones normales.
·
No se
ofrecen para venta como parte de las operaciones normales. (p. 441)
Estas características de los activos de
propiedad, planta y equipo ayudan en cierta forma al reconocimiento de tales
activos, es por ello que la existencia física de este tipo de elementos es
importante, ya que en la empresa se llevará un control acerca de ello; y para
que este control sea efectivo, se deberá hacer una comparación, es decir que
todos los activos que se encuentren registrados o contabilizados tienen que estar
ubicados físicamente dentro de la empresa.
“La depreciación indica el monto del
costo o gasto que corresponde a cada periodo. Se distribuye el costo total del
activo a largo plazo de su vida útil, al asignar una parte del costo del activo
a cada periodo fiscal” (Guajardo y Andrade,
2014, p. 337). Un aspecto relevante dentro de la valoración de
propiedad, planta y equipo es la depreciación, ya que la utilización de los
activos ocasiona un desgaste normal en ellos hasta hacerlos inutilizables, por
lo que la depreciación se vuelve en un mecanismo que ayuda a evaluar la pérdida
de valor que sufre un bien con el pasar del tiempo.
Por lo general, el método de
depreciación más utilizado por las empresas es el de línea recta, porque este
método sólo considera el tiempo de vida útil y no el uso del bien. En este
caso, Guajardo y Andrade (2014) mencionan que “cuando se aplica el método de
depreciación en línea recta se desgasta por igual durante cada periodo
contable” (p. 337).
Además, la NIC 16 menciona que “el método
de depreciación aplicado a un activo se revisará, como mínimo, al término de
cada periodo anual y, si hubiera habido un cambio significativo en el patrón
esperado de consumo de los beneficios económicos futuros incorporados al
activo, se cambiará para reflejar el nuevo patrón. Dicho cambio se
contabilizará como un cambio en una estimación contable, de acuerdo con la NIC
8.
La
codificación de propiedad, planta y equipo consiste por su parte en la
asignación de códigos a cada bien para ayudar a una fácil identificación de la
ubicación de los activos, es por ello, que es importante que los activos de las
empresas cuenten con alguna codificación.
En la actualidad, todavía existe
desconocimiento acerca de cómo gestionar o controlar los activos de propiedad,
planta y equipo y es ahí en donde reside la importancia de estos bienes, puesto
que, con la oportuna información de los mismos, se puede hacer un análisis
exhaustivo de la empresa en cuanto al manejo de sus bienes tangibles.
Por tanto, para llevar a cabo una
adecuada gestión de propiedad, planta y equipo de una empresa es indispensable
contar con la información acertada de los activos con el fin de identificar
cada elemento que lo compone, así como disponer los datos de los mismos como:
codificación, estado y ubicación física, vida útil, valor monetario y valor de
depreciación.
Siendo así que para demostrar lo
anteriormente mencionado, se pretende llevar a cabo un estudio en la empresa
“Servicios Agrícolas RELEV S.A”, empresa dedicada a la producción y comercialización
de ganado bovino y productos agrícolas para el consumo humano. El estudio se
basa principalmente en proponer un manual de procedimientos enfocado en la
codificación y registro de propiedad, planta y equipo.
2. Metodología
El presente estudio se realizó dentro
de la empresa “Servicios Agrícolas RELEV S.A.” con una población de 90
personas, quienes son los trabajadores que conforman dicha empresa. Puesto que
como la población es menor a 100, se ha considerado la misma como objeto de
estudio de la presente investigación, dicha población sirvió como base debido a
que se aplicaron varias técnicas o instrumentos de recogida de datos, las que
consistieron en una entrevista que fue abordada por el gerente general y el
contador de la empresa; una encuesta aplicada a las 88 personas restantes; y
asimismo se utilizó la observación, lo que permitió tener una interacción
dentro de la empresa y así determinar los posibles eventos o sucesos
relacionados con los bienes.
De acuerdo a los instrumentos de recogida
de datos, Bernal (2010), hace referencia en su libro que “la encuesta es una de
las técnicas de recolección de información más usadas, a pesar de que cada vez
pierde mayor credibilidad por el sesgo de las personas encuestadas. La encuesta
se fundamenta en un cuestionario o conjunto de preguntas cerradas, para este
proceso de obtener información de las personas”. (p. 194)
Según Díaz, Escalona, Castro, León y
Ramírez (2013), la entrevista es un instrumento útil en el acopio de la
información, la cual se realiza mediante una conversación amena entre el
entrevistado y el entrevistador. Es utilizada a menudo en las ciencias sociales
como auxiliar de estudios de exploración, que permite encontrar abundantes
datos sobre el motivo de estudio”.
Además, el enfoque que tuvo la
investigación fue mixto, con un diseño no experimental transversal debido a que
se observó la problemática en su ambiente natural, sin manipular ninguna
variable y recabando la información en un solo momento dado.
Acorde al tipo de investigación, Hernández, Fernández, y Baptista (2010)
mencionan que “los estudios descriptivos buscan especificar las propiedades,
las características y los perfiles de personas y grupos, comunidades, procesos,
objetos o cualquier otro fenómeno que se someta a análisis”. (p. 80). Por su
parte, los mismos autores recalcan que “los estudios exploratorios se realizan
cuando el objetivo es examinar un tema o problema de investigación poco
estudiado, del cual se tienen muchas dudas o no se han abordado antes”. (p. 79)
Es así que la presente investigación
fue de tipo descriptiva y a la vez exploratoria, ya que se analizó la situación
actual por la que atravesaba la empresa en el manejo de la propiedad, planta y
equipo, puesto que se observó de manera detallada el sistema contable y se
plasmó la información recabada con los análisis necesarios.
Las técnicas de análisis de datos que
se utilizaron durante la investigación fueron la técnica cuantitativa y
cualitativa. Cuantitativa porque se realizó la tabulación de la información
obtenida de las encuestas aplicadas, y cualitativa debido a que se ordenó y
analizó la información recolectada de las entrevistas.
3. Resultados
Fase 1. Levantamiento de información que revele el estado actual de la
codificación y registro de propiedad, planta y equipo.
Para realizar el respectivo
levantamiento de la información concerniente a propiedad, planta y equipo, fue
necesario realizar entrevistas y encuestas dentro de la empresa “Servicios
Agrícolas RELEV S.A.”, siendo así que, gracias a la información obtenida
mediante la entrevista aplicada al gerente y contador, se pudo reconocer que,
en la empresa no existía un manual que revele las normas y procedimientos para
el control de propiedad, planta y equipo, además de ello, los bienes no se
encontraban codificados. La aplicación de la entrevista también ayudó a
reconocer que dentro de la empresa no se han establecido actas de
entrega-recepción para la utilización de los bienes.
De acuerdo a los datos obtenidos en las
encuestas aplicadas a los trabajadores, se ha logrado identificar que todos los
empleados hacen uso de por lo menos un bien dentro de la empresa para cumplir
con sus labores diarias, asimismo, los trabajadores mencionaron que ningún
activo contaba con alguna codificación, por tanto, igualmente señalaron no
haber utilizado ninguna acta de entrega-recepción cuando recibían un activo.
Fase 2. Identificación de los riesgos existentes con relación a la
propiedad, planta y equipo.
Durante el año 2017, la empresa en
estudio realizó la compra de 308 activos de propiedad, planta y equipo, los
mismos que no contaron con una orden de compra específica, ni con una
codificación física; además no se llevó a cabo la ejecución de 3 proformas establecidas
por la misma empresa.
Figura 1. Compra de
propiedad, planta y equipo con aprobación de gerencia
Elaborado por: Los
autores
Fuente: Investigación de
campo
La figura refleja que, para la compra
de los 308 activos, no se cumplió la aprobación del gerente al 100%, siendo así
que, sólo 284 bienes fueron autorizados para ser adquiridos. De acuerdo a ello,
a pesar de que la empresa aparentemente se guiaba con varios con un proceso de
compra establecido, se pudo reflejar que no se dio cumplimiento a tal proceso.
Dentro de la investigación, también se
realizó el estudio de todos los bienes que poseía la empresa durante todo el
año 2017, en otras palabras, se tomó información acerca de los activos totales,
reflejándose lo siguiente que demuestran los siguientes gráficos.
Figura 2. Mantenimiento de
propiedad, planta y equipo
Elaborado por: Los
autores
Fuente: Investigación de
campo
Figura 3. Tipo de
mantenimiento de propiedad, planta y equipo
Elaborado por: Los
autores
Fuente: Investigación de campo
Del total de los activos de la empresa,
se logró identificar que el 74,47% de ellos sí fueron puestos en mantenimiento
durante el año, mientras que el 25,53% restante no tuvo ningún proceso de
mantenimiento. Por tanto, del 74,47% de los activos mantenidos, el 46,81% es el
porcentaje de los bienes que fueron dados en mantenimiento fuera de la empresa,
con varios proveedores; y el 34,04% restante fue efectuado dentro de la empresa
en el área de mecánica.
De la información obtenida acerca del mantenimiento
de los bienes, también se pudo identificar que no se cumple con tal proceso
establecido por la empresa, debido a que no se realizaron cotizaciones de los
precios por el servicio de mantenimiento adquirido fuera de la empresa.
En el estudio de los activos totales,
igualmente fue necesario tomar información sobre la depreciación de tales
bienes, lo que permitió dar a conocer que el contador registró erróneamente dos
veces un mismo activo, pero en diferentes cuentas y consideró activos que no se
encontraban registrados como propiedad, planta y equipo; lo que ocasionó que el
valor por depreciación de los activos totales estuviera sobrevalorado y
generándose una diferencia de $3.788,85.
Fase 3. Propuesta de procedimientos para la codificación de propiedad,
planta y equipo.
Dentro de
la presente investigación se propuso una codificación para los activos de
propiedad, planta y equipo para así poder identificarlos de mejor manera, por
lo tanto, cada codificación contó con una mezcla de letras y números que se
detallarán de mejor manera para mayor entendimiento.
Los
significados de los códigos son los siguientes:
·
Las
iniciales (REL) significan la identificación de la empresa “RELEV”
·
Los
primeros tres números significan los códigos de las cuentas principales de los
activos fijos.
·
Los tres
siguientes números significan los códigos de las subcuentas.
Por ejemplo, la codificación quedó de
la siguiente manera:
Tabla 1.
Codificación
de activos de propiedad, planta y equipo
Cuenta |
Código cuenta |
Subcuenta |
Código subcuenta |
Terrenos |
REL001 |
|
|
Maquinaria y equipo |
REL002 |
Tractores |
REL002.001 |
Fumigadoras |
REL002.003 |
||
Tanque enfriamiento |
REL002.004 |
||
Equipo de
ordeño |
REL002.005 |
||
Tanque criogénico |
REL002.006 |
||
Otros
maquinaria y equipo |
REL002.007 |
||
Equipo de computación |
REL003 |
Copiadoras |
REL003.001 |
Vehículos |
REL004 |
Camiones |
REL004.001 |
Camionetas |
REL004.002 |
||
Muebles y enseres |
REL005 |
Monturas |
REL005.001 |
Elaborado por: Los
autores
Fuente: Investigación de
campo
Fase 4. Propuesta de procedimientos para el registro de propiedad,
planta y equipo.
En esta fase, se logró proponer varias
políticas encaminadas al registro contable de cada activo de propiedad, planta
y equipo por cada proceso que se realiza en la empresa, por ejemplo, para el
proceso de compra de activos, mantenimiento, depreciación y baja. Dentro de
esta fase también se propuso algunos asientos contables acordes a cada proceso.
Como ejemplo de las políticas
propuestas están que la empresa puede reconocer un activo como propiedad,
planta y equipo a los bienes que cumplan con las siguientes características:
·
Tenga un
costo superior a $250,00 dólares.
·
Tengan
una duración o vida útil mayor a un año.
·
No se
encuentre disponible para ser vendido.
·
Se
encuentre registrado a nombre de la empresa “Servicios Agrícolas RELEV S.A.”
Para cuando la empresa quiera adquirir
un bien de propiedad, planta y equipo, siempre tendrá que existir una necesidad
de compra, la misma que tiene que ser analizada y autorizada por el gerente
general, luego se procede a buscar 3 cotizaciones o proformas del activo
requerido y se finaliza efectuando la adquisición con la forma de pago de
cheques.
En cambio, para el proceso de
depreciación, los activos serán depreciados mediante el método de línea recta
con los porcentajes que el Servicio de Rentas Internas (SRI) indica, y por
último el valor por depreciación generado se debe registrar en el sistema
contable de la empresa.
4. Discusión
o Conclusiones
Luego de realizar el respectivo
levantamiento de información mediante la entrevista y encuestas a los empleados
de la empresa “Servicios Agrícolas RELEV S.A.”, se pudo identificar que los
activos de propiedad, planta y equipo, no se encontraban codificados, además de
que no se manejaron actas de entrega-recepción cuando se otorgaba un bien a
algún trabajador; siendo así, se elaboró un manual de procedimientos para
codificación y otro para el registro respectivo de los bienes.
Además, se pudo detectar que a pesar de
que la empresa contaba con algunos procesos para el tratamiento de la propiedad,
planta y equipo, no se dio el cumplimiento debido a cada proceso antes
mencionado. Por lo que, haciendo una revisión al sistema contable de la
empresa, se logró identificar que no se registraban órdenes de compras, ni se
efectuaban las proformas establecidas, ni se encontraron documentos que
respalden la entrega de los activos fijos que se habían comprado durante el año
2017.
Por último, se propuso una codificación
para los grupos y subgrupos de activos fijos con la finalidad de que los
integrantes de la empresa puedan identificar a cada bien de fácilmente y a su
vez de manera más rápida. También se propuso varias políticas y procedimientos
para que el contador de la empresa pueda llevar adecuadamente el registro de
propiedad, planta y equipo, todo ello para ayudar a la empresa a que pueda
manejar eficientemente la propiedad, planta y equipo.
Referencias
bibliográficas
Montes, C., Montilla, O., &
Mejía, E. (2014). Control y evaluación de la gestión organizacional.
Bogotá: Alfaomega Colombiana S.A.
Franklin, E. (2014). Organización
de empresas. México: McGraw-Hill.
Fierro, Á. (2013). Contabilidad
general. Bogotá, D.C., Colombia: Ecoe Ediciones.
Warren, C., Reeve, J., &
Duchac, J. (2012). Contabilidad financiera. México: CENGAGE Learning.
Guajardo, G., & Andrade , N.
(2014). Contabilidad financiera. México: McGraw-Hill.
IFRS Foundation. (2012). Normas
Internacionales de Información Financiera. México: Instituto Mexicano de
Contadores Públicos.
Bernal, C. (2010). Metodología de la investigación.
Colombia: Pearson Educación.
Díaz, M., Escalona, M., Castro,
D., León , A., & Ramírez, M. (2013). Metodología de la investigación
Hernández, R., Fernández, C.,
& Baptista, M. d. (2010). Metodología de la investigación. México
D.F.: McGraw-Hill.
[1] Artículo original derivado del proyecto de
investigación titulado: análisis del registro de propiedad en el sector agrícola,
entre 1 de enero del 2017 -2018
[2] Docente
de la Escuela de Ciencias Administrativas y Contables de la Pontificia
Universidad Católica del Ecuador Sede Santo Domingo, Ecuador, gzxl@pucesd.edu.ec, ORCID: 0000-0003-1893-6547
[3] Estudiante de la carrera de Contabilidad y Auditoría de la Pontificia
Universidad Católica del Ecuador Sede Santo Domingo, Ecuador, dvcedenoy@pucesd.edu.ec, ORCID: 0000-0001-7899-2060
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