Espirales Revista Multidisciplinaria de investigación

 

 

 

Manual de procedimientos para codificación y registro de propiedad, planta y equipo de las empresas del sector agrícola en el Ecuador[1]

Manual of procedures for the coding and registration of property, plant and equipment of companies in the agricultural sector in Ecuador

Mg. Ximena Leticia García Zambrano[2], Daniela Valeria Cedeño Yánez[3]

 

RECIBIDO – NOVIMEBRE 2018 – ACEPTADO DICIEMBRE 2018 – FEBRERO 2019

 

 

 

 

 

Resumen
Durante los últimos cinco años se han realizado varios estudios, en los que dieron a conocer que varias empresas del sector agrícola no contaban con un manual que especifique cómo se debía llevar el control de los activos considerados como propiedad, planta y equipo, por lo que dichas empresas experimentaron ineficiencia en el manejo de los bienes, desconociendo la ubicación exacta de cada uno y generando costos innecesarios debido al descontrol de los mismos.

Palabras clave: Propiedad, planta y equipo, procedimientos, sector agrícola, control.

 

Abstract

During the last five years there have realized several studies, in wich they announced that several companies of the agricultural sector were not relying on a manual that it should specifi how it had to him to take the control of the assets considered as property, plant and equipment, for what the above mentioned companies experienced inefficincy in the managing of the godos, not knowing the exact location of each one and generating unnecessary costs due to the descontrol of the same ones

key words

Property, plant and equipment, procedures, agricultural sector, control.

 

Para tener una noción más clara acerca de la investigación es necesario tener en cuenta varias definiciones que permitirán un mayor entendimiento del trabajo realizado y a la vez será necesario para abordar con profundiad el tema a tratar en el presente estudio.

Según Montes, Montilla, y Mejía (2014), un manual de procedimientos permite la estandarización del conocimiento de la operación de la organización y un lenguaje común alrededor de ella, convirtiéndose en un instrumento guía de la acción individual y colectiva de la entidad, fomentando el autocontrol y la autorregulación. (p. 134)

De acuerdo a la definición expuesta anteriormente, un manual de procedimientos consiste en un documento utilizado dentro de muchas empresas, el mismo que sirve como guía en las labores cotidianas, puesto que dentro de la extensión de este documento se expresan las instrucciones de las actividades, juntamente con las responsabilidades de los empleados para poder dar cumplimento a las tareas asignadas.

Por tanto, toda empresa debe poseer un manual que explique de manera resumida y concisa los procesos que se deben seguir para el cumplimiento de todas sus actividades empresariales, es por ello que la importancia de estos manuales radica en que sirven como técnica de control de las entidades, ya que estos contienen políticas o normas de cómo se deben llevar a cabo las actividades y de esta manera ayudar a que las empresas puedan seguir mejorando sus procesos.

Según Franklin (2014), un manual de procedimientos debe contener lo siguiente:

·      Logotipo de la organización.

·      Nombre de la organización.

·      Denominación y extensión del manual (general o específico).

·      Lugar y fecha de elaboración.

·      Numeración de páginas.

·      Sustitución de páginas (actualización de información).

·      Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización. (pp. 202-203)

Asimismo, “propiedad, planta y equipo está constituido por las cuentas que registran los bienes que posee una empresa, todo ello con la intención de utilizarlos permanentemente para el desarrollo y cumplimiento de sus actividades, puede ser esto para la producción de bienes y/o servicios; siempre y cuando estos activos no se destinen a ser vendidos y que los mismos excedan de un año de su vida útil”. (Fierro, 2013)

La propiedad, planta y equipo o antiguamente conocido como activos fijos, son los bienes con los que cuenta una empresa y que son destinados al uso en la producción de la misma, de tal manera que los activos de propiedad, planta y equipo más conocidos son los terrenos, maquinaria y equipo, muebles y enseres, equipos de computación y vehículos.

Según Warren, Reeve, y Duchac (2012), la propiedad, planta y equipo tiene las siguientes características:

·      Existen físicamente y, por lo tanto, son activos tangibles.

·      Pertenecen a la empresa, la cual los utiliza en sus operaciones normales.

·      No se ofrecen para venta como parte de las operaciones normales. (p. 441)

Estas características de los activos de propiedad, planta y equipo ayudan en cierta forma al reconocimiento de tales activos, es por ello que la existencia física de este tipo de elementos es importante, ya que en la empresa se llevará un control acerca de ello; y para que este control sea efectivo, se deberá hacer una comparación, es decir que todos los activos que se encuentren registrados o contabilizados tienen que estar ubicados físicamente dentro de la empresa.

“La depreciación indica el monto del costo o gasto que corresponde a cada periodo. Se distribuye el costo total del activo a largo plazo de su vida útil, al asignar una parte del costo del activo a cada periodo fiscal” (Guajardo y Andrade, 2014, p. 337). Un aspecto relevante dentro de la valoración de propiedad, planta y equipo es la depreciación, ya que la utilización de los activos ocasiona un desgaste normal en ellos hasta hacerlos inutilizables, por lo que la depreciación se vuelve en un mecanismo que ayuda a evaluar la pérdida de valor que sufre un bien con el pasar del tiempo.

Por lo general, el método de depreciación más utilizado por las empresas es el de línea recta, porque este método sólo considera el tiempo de vida útil y no el uso del bien. En este caso, Guajardo y Andrade (2014) mencionan que “cuando se aplica el método de depreciación en línea recta se desgasta por igual durante cada periodo contable” (p. 337).

Además, la NIC 16 menciona que “el método de depreciación aplicado a un activo se revisará, como mínimo, al término de cada periodo anual y, si hubiera habido un cambio significativo en el patrón esperado de consumo de los beneficios económicos futuros incorporados al activo, se cambiará para reflejar el nuevo patrón. Dicho cambio se contabilizará como un cambio en una estimación contable, de acuerdo con la NIC 8.

 La codificación de propiedad, planta y equipo consiste por su parte en la asignación de códigos a cada bien para ayudar a una fácil identificación de la ubicación de los activos, es por ello, que es importante que los activos de las empresas cuenten con alguna codificación.

En la actualidad, todavía existe desconocimiento acerca de cómo gestionar o controlar los activos de propiedad, planta y equipo y es ahí en donde reside la importancia de estos bienes, puesto que, con la oportuna información de los mismos, se puede hacer un análisis exhaustivo de la empresa en cuanto al manejo de sus bienes tangibles.

Por tanto, para llevar a cabo una adecuada gestión de propiedad, planta y equipo de una empresa es indispensable contar con la información acertada de los activos con el fin de identificar cada elemento que lo compone, así como disponer los datos de los mismos como: codificación, estado y ubicación física, vida útil, valor monetario y valor de depreciación.

Siendo así que para demostrar lo anteriormente mencionado, se pretende llevar a cabo un estudio en la empresa “Servicios Agrícolas RELEV S.A”, empresa dedicada a la producción y comercialización de ganado bovino y productos agrícolas para el consumo humano. El estudio se basa principalmente en proponer un manual de procedimientos enfocado en la codificación y registro de propiedad, planta y equipo.

 

El presente estudio se realizó dentro de la empresa “Servicios Agrícolas RELEV S.A.” con una población de 90 personas, quienes son los trabajadores que conforman dicha empresa. Puesto que como la población es menor a 100, se ha considerado la misma como objeto de estudio de la presente investigación, dicha población sirvió como base debido a que se aplicaron varias técnicas o instrumentos de recogida de datos, las que consistieron en una entrevista que fue abordada por el gerente general y el contador de la empresa; una encuesta aplicada a las 88 personas restantes; y asimismo se utilizó la observación, lo que permitió tener una interacción dentro de la empresa y así determinar los posibles eventos o sucesos relacionados con los bienes.

De acuerdo a los instrumentos de recogida de datos, Bernal (2010), hace referencia en su libro que “la encuesta es una de las técnicas de recolección de información más usadas, a pesar de que cada vez pierde mayor credibilidad por el sesgo de las personas encuestadas. La encuesta se fundamenta en un cuestionario o conjunto de preguntas cerradas, para este proceso de obtener información de las personas”. (p. 194)

Según Díaz, Escalona, Castro, León y Ramírez (2013), la entrevista es un instrumento útil en el acopio de la información, la cual se realiza mediante una conversación amena entre el entrevistado y el entrevistador. Es utilizada a menudo en las ciencias sociales como auxiliar de estudios de exploración, que permite encontrar abundantes datos sobre el motivo de estudio”.

Además, el enfoque que tuvo la investigación fue mixto, con un diseño no experimental transversal debido a que se observó la problemática en su ambiente natural, sin manipular ninguna variable y recabando la información en un solo momento dado.

Acorde al tipo de investigación, Hernández, Fernández, y Baptista (2010) mencionan que “los estudios descriptivos buscan especificar las propiedades, las características y los perfiles de personas y grupos, comunidades, procesos, objetos o cualquier otro fenómeno que se someta a análisis”. (p. 80). Por su parte, los mismos autores recalcan que “los estudios exploratorios se realizan cuando el objetivo es examinar un tema o problema de investigación poco estudiado, del cual se tienen muchas dudas o no se han abordado antes”. (p. 79)

Es así que la presente investigación fue de tipo descriptiva y a la vez exploratoria, ya que se analizó la situación actual por la que atravesaba la empresa en el manejo de la propiedad, planta y equipo, puesto que se observó de manera detallada el sistema contable y se plasmó la información recabada con los análisis necesarios.

Las técnicas de análisis de datos que se utilizaron durante la investigación fueron la técnica cuantitativa y cualitativa. Cuantitativa porque se realizó la tabulación de la información obtenida de las encuestas aplicadas, y cualitativa debido a que se ordenó y analizó la información recolectada de las entrevistas.

 

Fase 1. Levantamiento de información que revele el estado actual de la codificación y registro de propiedad, planta y equipo.

Para realizar el respectivo levantamiento de la información concerniente a propiedad, planta y equipo, fue necesario realizar entrevistas y encuestas dentro de la empresa “Servicios Agrícolas RELEV S.A.”, siendo así que, gracias a la información obtenida mediante la entrevista aplicada al gerente y contador, se pudo reconocer que, en la empresa no existía un manual que revele las normas y procedimientos para el control de propiedad, planta y equipo, además de ello, los bienes no se encontraban codificados. La aplicación de la entrevista también ayudó a reconocer que dentro de la empresa no se han establecido actas de entrega-recepción para la utilización de los bienes.

De acuerdo a los datos obtenidos en las encuestas aplicadas a los trabajadores, se ha logrado identificar que todos los empleados hacen uso de por lo menos un bien dentro de la empresa para cumplir con sus labores diarias, asimismo, los trabajadores mencionaron que ningún activo contaba con alguna codificación, por tanto, igualmente señalaron no haber utilizado ninguna acta de entrega-recepción cuando recibían un activo.

Fase 2. Identificación de los riesgos existentes con relación a la propiedad, planta y equipo.

Durante el año 2017, la empresa en estudio realizó la compra de 308 activos de propiedad, planta y equipo, los mismos que no contaron con una orden de compra específica, ni con una codificación física; además no se llevó a cabo la ejecución de 3 proformas establecidas por la misma empresa.

Figura 1. Compra de propiedad, planta y equipo con aprobación de gerencia

Elaborado por: Los autores

Fuente: Investigación de campo

La figura refleja que, para la compra de los 308 activos, no se cumplió la aprobación del gerente al 100%, siendo así que, sólo 284 bienes fueron autorizados para ser adquiridos. De acuerdo a ello, a pesar de que la empresa aparentemente se guiaba con varios con un proceso de compra establecido, se pudo reflejar que no se dio cumplimiento a tal proceso.

Dentro de la investigación, también se realizó el estudio de todos los bienes que poseía la empresa durante todo el año 2017, en otras palabras, se tomó información acerca de los activos totales, reflejándose lo siguiente que demuestran los siguientes gráficos.

Figura 2. Mantenimiento de propiedad, planta y equipo

Elaborado por: Los autores

Fuente: Investigación de campo

 

Figura 3. Tipo de mantenimiento de propiedad, planta y equipo

Elaborado por: Los autores

Fuente: Investigación de campo

 

Del total de los activos de la empresa, se logró identificar que el 74,47% de ellos sí fueron puestos en mantenimiento durante el año, mientras que el 25,53% restante no tuvo ningún proceso de mantenimiento. Por tanto, del 74,47% de los activos mantenidos, el 46,81% es el porcentaje de los bienes que fueron dados en mantenimiento fuera de la empresa, con varios proveedores; y el 34,04% restante fue efectuado dentro de la empresa en el área de mecánica.

De la información obtenida acerca del mantenimiento de los bienes, también se pudo identificar que no se cumple con tal proceso establecido por la empresa, debido a que no se realizaron cotizaciones de los precios por el servicio de mantenimiento adquirido fuera de la empresa.

En el estudio de los activos totales, igualmente fue necesario tomar información sobre la depreciación de tales bienes, lo que permitió dar a conocer que el contador registró erróneamente dos veces un mismo activo, pero en diferentes cuentas y consideró activos que no se encontraban registrados como propiedad, planta y equipo; lo que ocasionó que el valor por depreciación de los activos totales estuviera sobrevalorado y generándose una diferencia de $3.788,85. 

Fase 3. Propuesta de procedimientos para la codificación de propiedad, planta y equipo.

Dentro de la presente investigación se propuso una codificación para los activos de propiedad, planta y equipo para así poder identificarlos de mejor manera, por lo tanto, cada codificación contó con una mezcla de letras y números que se detallarán de mejor manera para mayor entendimiento.

Los significados de los códigos son los siguientes:

·      Las iniciales (REL) significan la identificación de la empresa “RELEV”

·      Los primeros tres números significan los códigos de las cuentas principales de los activos fijos.

·      Los tres siguientes números significan los códigos de las subcuentas.

 

 

 

Por ejemplo, la codificación quedó de la siguiente manera:

Tabla 1.

Codificación de activos de propiedad, planta y equipo

Cuenta	Código cuenta	Subcuenta	Código subcuenta
Terrenos	REL001
Maquinaria y equipo	REL002	Tractores	REL002.001
		Fumigadoras	REL002.003
		Tanque enfriamiento	REL002.004
		Equipo de ordeño	REL002.005
		Tanque criogénico	REL002.006
		Otros maquinaria y equipo	REL002.007
Equipo de computación	REL003	Copiadoras	REL003.001
Vehículos	REL004	Camiones	REL004.001
		Camionetas	REL004.002
Muebles y enseres	REL005	Monturas	REL005.001

Elaborado por: Los autores

Fuente: Investigación de campo

 

Fase 4. Propuesta de procedimientos para el registro de propiedad, planta y equipo.

En esta fase, se logró proponer varias políticas encaminadas al registro contable de cada activo de propiedad, planta y equipo por cada proceso que se realiza en la empresa, por ejemplo, para el proceso de compra de activos, mantenimiento, depreciación y baja. Dentro de esta fase también se propuso algunos asientos contables acordes a cada proceso.

Como ejemplo de las políticas propuestas están que la empresa puede reconocer un activo como propiedad, planta y equipo a los bienes que cumplan con las siguientes características:

·      Tenga un costo superior a $250,00 dólares.

·      Tengan una duración o vida útil mayor a un año.

·      No se encuentre disponible para ser vendido.

·      Se encuentre registrado a nombre de la empresa “Servicios Agrícolas RELEV S.A.”

Para cuando la empresa quiera adquirir un bien de propiedad, planta y equipo, siempre tendrá que existir una necesidad de compra, la misma que tiene que ser analizada y autorizada por el gerente general, luego se procede a buscar 3 cotizaciones o proformas del activo requerido y se finaliza efectuando la adquisición con la forma de pago de cheques.

En cambio, para el proceso de depreciación, los activos serán depreciados mediante el método de línea recta con los porcentajes que el Servicio de Rentas Internas (SRI) indica, y por último el valor por depreciación generado se debe registrar en el sistema contable de la empresa.

Luego de realizar el respectivo levantamiento de información mediante la entrevista y encuestas a los empleados de la empresa “Servicios Agrícolas RELEV S.A.”, se pudo identificar que los activos de propiedad, planta y equipo, no se encontraban codificados, además de que no se manejaron actas de entrega-recepción cuando se otorgaba un bien a algún trabajador; siendo así, se elaboró un manual de procedimientos para codificación y otro para el registro respectivo de los bienes.

Además, se pudo detectar que a pesar de que la empresa contaba con algunos procesos para el tratamiento de la propiedad, planta y equipo, no se dio el cumplimiento debido a cada proceso antes mencionado. Por lo que, haciendo una revisión al sistema contable de la empresa, se logró identificar que no se registraban órdenes de compras, ni se efectuaban las proformas establecidas, ni se encontraron documentos que respalden la entrega de los activos fijos que se habían comprado durante el año 2017.

Por último, se propuso una codificación para los grupos y subgrupos de activos fijos con la finalidad de que los integrantes de la empresa puedan identificar a cada bien de fácilmente y a su vez de manera más rápida. También se propuso varias políticas y procedimientos para que el contador de la empresa pueda llevar adecuadamente el registro de propiedad, planta y equipo, todo ello para ayudar a la empresa a que pueda manejar eficientemente la propiedad, planta y equipo.

Montes, C., Montilla, O., & Mejía, E. (2014). Control y evaluación de la gestión organizacional. Bogotá: Alfaomega Colombiana S.A.

Franklin, E. (2014). Organización de empresas. México: McGraw-Hill.

Fierro, Á. (2013). Contabilidad general. Bogotá, D.C., Colombia: Ecoe Ediciones.

Warren, C., Reeve, J., & Duchac, J. (2012). Contabilidad financiera. México: CENGAGE Learning.

Guajardo, G., & Andrade , N. (2014). Contabilidad financiera. México: McGraw-Hill.

IFRS Foundation. (2012). Normas Internacionales de Información Financiera. México: Instituto Mexicano de Contadores Públicos.

Bernal, C. (2010). Metodología de la investigación. Colombia: Pearson Educación.

Díaz, M., Escalona, M., Castro, D., León , A., & Ramírez, M. (2013). Metodología de la investigación

Hernández, R., Fernández, C., & Baptista, M. d. (2010). Metodología de la investigación. México D.F.: McGraw-Hill.